BIP Urzędu Gminy Mniszków

REFERAT ORGANIZACYJNY

Kierownik referatu - Sekretarz Gminy: Beata Gwarda-Białas

wew. 13

Telefon: 44 756 - 15 - 22

Faks: 44 756 - 15 - 23

Zadania w zakresie spraw organizacyjnych

1. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
2. prowadzenie ewidencji korespondencji,
3. prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu,
4. przygotowywanie pomieszczeń na posiedzenia Rady i jej organów oraz zebrań organizowanych przez Wójta i Sekretarza,
5. prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
6. nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
7. przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych Referatów,
8. przekazywanie do Referatów, poszczególnych zadań wynikających z aktów prawnych,
9. prowadzenie spraw w zakresie kontroli wewnętrznej i zewnętrznej – kompletowanie planów kontroli oraz dokumentacji z działalności kontrolnej,
10. podejmowanie czynności związanych z organizacją narad, kompletowanie planów narad, zwoływanie, przygotowywanie oraz obsługa narad Wójta,
11. współdziałanie z przedstawicielami środków masowego przekazu oraz informowanie ich o polityce, działalności i zamierzeniach Urzędu, organizowanie kontaktów z dziennikarzami, a także udzielanie pomocy w tym zakresie i sporządzanie informacji, analizy publikacji prasowych, prowadzenie wycinków prasowych zawierających materiał dotyczący Gminy i działalności Urzędu, przygotowywanie odpowiedzi na krytyczne opinie środków masowego przekazu,

W zakresie spraw administracyjno-gospodarczych obsługi Urzędu

1. utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd oraz w przyległym do budynku terenie,
2. prowadzenie adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacji budynku Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,
3. analizowanie kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
4. obsługa faksu, radiotelefonu(w ref. d/s obywatelskich),
5. obsługa kserokopiarki
6. zabezpieczenie mienia Urzędu przed kradzieżą, włamaniem i pożarem,
7. prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpożarową Urzędu.
8. wykonywanie prac poligraficznych,
9. wykonywanie czynności związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Urzędu, dbałość o wystrój i estetykę,
10. nadzór nad ogłoszeniami sądowymi i komorniczymi,
11. nadzór nad opracowaniem dokumentów i instrukcji z zakresu bhp i ochrony przeciwpożarowej w Urzędzie Gminy.

W zakresie obsługi Rady i jej organów

  1.      przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie stanowiskami pracy materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
   2.      przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Gminy,
  3.      przekazywanie – za pośrednictwem sekretariatu- korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
   4.      przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady, jej komisji ,
  5.     podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji ,
   6.      protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
   7.      prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady, komisji Rady,
   8.      prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
   9.      organizowanie szkoleń radnych i członków komisji Rady nie będących radnymi,
 10.     nadzór nad sposobem załatwiania interpelacji, wniosków i postulatów radnych, wniosków komisji przez poszczególne Referaty i jednostki organizacyjne,
 11.      współpraca z kierownikami Referatów w zakresie, przygotowania materiałów będących przedmiotem obrad sesji Rady, posiedzeń komisji,
 12.      czuwanie nad zabezpieczeniem praw radnych i członków komisji,
 13.      załatwianie spraw związanych z nadawaniem odznaczeń państwowych dla radnych Rady i zasłużonych działaczy społecznych,

W zakresie spraw kadrowych

1. przygotowanie spraw związanych z polityką i rezerwą kadrową Urzędu,

2. przygotowanie
   dokumentacji związanej z zawieraniem i rozwiązywaniem umów o pracę z
   pracownikami Urzędu, zwolnień, awansowaniem i wynagradzaniem oraz
   występowaniem z wnioskami o przyznanie odznaczeń państwowych i nagród
   jubileuszowych, 

3. prowadzenie
   akt osobowych pracowników, list obecności, rejestru delegacji,
   ewidencji nieobecności w godzinach pracy, kontrolki rozliczania czasu
   pracy, ewidencji zwolnień lekarskich, 

4. opracowywanie planów urlopów wypoczynkowych oraz prowadzenie ewidencji, 

5. przygotowywanie
   dokumentacji związanej z powołaniem, zaszeregowaniem, awansowaniem i
   odwoływaniem dyrektorów/kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,

6. prowadzenie spraw dotyczących gospodarki etatami i funduszem płac,

7. organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników,

8. załatwianie spraw emerytalnych i rentowych pracowników,

9. organizowanie samokształcenia pracowników w zakresie szkolenia wewnętrznego,

10. kierowanie pracowników na kursy, seminaria i szkolenia, 

11. prowadzenie
    spraw dotyczących odpowiedzialności porządkowej oraz współdziałanie z
    komisją dyscyplinarną w sprawach dotyczących pracowników Urzędu,

12. przygotowanie projektów zakresów czynności dla pracowników Urzędu,

13. przygotowanie
    projektów i prowadzenie ewidencji upoważnień do załatwiania spraw i
    wydawania decyzji administracyjnych udzielonych przez Wójta pracownikom
    Urzędu, 

14. podejmowanie działań mających na celu realizację postanowień Statutu Gminy i Regulaminu Organizacyjnego Urzędu,

15. zapewnienie
    właściwej informacji wizualnej dotyczącej czasu pracy Urzędu, godzin
    przyjmowania w sprawach skarg i wniosków, rozmieszczenia Referatów i
    stanowisk pracy z zakresem załatwianych spraw,

16. udzielanie
    interesantom informacji o sposobie załatwiania spraw oraz
    o kompetencjach poszczególnych Referatów, w zakresie załatwiania spraw
    obywateli,

17. wydawanie legitymacji służbowych oraz świadectw pracy i zaświadczeń dotyczących stosunku pracy, 

18. organizowanie miejsc pracy dla osób niepełnosprawnych,

19. organizowanie miejsc pracy w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych,

W zakresie kultury

1. przygotowanie projektów uchwał rady gminy związanych z tworzeniem, łączeniem i likwidacją bibliotek,
2. przygotowanie projektów uchwał w sprawie statutu gminnej biblioteki,
3. prowadzenie rejestru instytucji upowszechniania kultury,
4. prowadzenie rejestru instytucji upowszechniania kultury,
5. przygotowanie propozycji nazw instytucji upowszechniania kultury, ich siedzib, wyposażenie ich w niezbędne środki materialne, techniczne oraz finansowe,
6. wnioskowanie o przyznawanie nagród za osiągnięcia w dziedzinie twórczości artystycznej, upowszechniania i ochrony kultury,
7. podejmowanie działań zapewniających rozwój twórczości artystycznej, otoczenie opieką amatorskiego ruchu artystycznego,
8. przyjmowanie zawiadomień o zamiarze organizacji imprez artystycznych i rozrywkowych,
9. wydawanie zezwoleń na przeprowadzenie imprez masowych,
10. wydawanie decyzji o zakazie imprez masowych

W zakresie kultury fizycznej

1. tworzenie warunków organizacyjnych, prawnych i ekonomicznych dla rozwoju kultury fizycznej,
2. organizowanie działalności w dziedzinie rekreacji ruchowej oraz tworzenie odpowiednich warunków materialno-technicznych dla jej rozwoju, a w szczególności poprzez:
   • popularyzację walorów rekreacji ruchowej,
   • współdziałanie w organizowaniu zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych,
3. zapewnianie bezpieczeństwa i higienicznych warunków podczas imprez sportowych,
4. współpraca z Zarządem Ludowego Klubu Sportowego w zakresie organizacji imprez sportowych na terenie gminy.

W zakresie oświaty

1. przygotowywanie projektów uchwał w sprawach zakładania, przekształcania, likwidacji placówek oświatowo-wychowawczych,

2. przygotowanie projektu decyzji odmawiającej objęcia dziecka rocznym przygotowaniem przedszkolnym,

3. przygotowanie projektu uchwały w sprawie odpłatności za świadczenia przedszkoli gminnych,

4. wszczynanie na wniosek dyrektora szkoły egzekucji administracyjnej w przypadku nie spełnienia przez dziecko obowiązku szkolnego,

5. przygotowanie projektu uchwały w sprawie regulaminu konkursu na stanowisko dyrektora szkoły oraz uchwały w sprawie powołania komisji konkursowej, uzgadnianie składu komisji,

6. wykonywanie innych czynności związanych z powierzaniem stanowisk dyrektora w placówkach oświatowo – wychowawczych prowadzonych przez gminę.

W zakresie zdrowia

1. przyjmowanie wiadomości o przypadkach zachorowań, zgonów oraz podejrzeń zachorowań na choroby zakaźne i zgłaszanie ich organom Inspekcji Sanitarnej i zakładom publicznej opieki zdrowotnej,

2. przygotowanie zarządzeń, mających na celu zapobieżenie epidemii.

3. prowadzenie spraw związanych z wydawaniem opinii w sprawie godzin pracy aptek,

4. przygotowanie projektu uchwały w sprawie wyłonienia przedstawicieli rady gminy do rady społecznej publicznego zakładu opieki zdrowotnej.

W zakresie administrowania siecią informatyczną

1. otwieranie kont użytkownikom, zawierających: imię i nazwisko, identyfikator, pod jakim mają być rozpoznani w sieci, hasło, grupę, do której należą itp.;

2. nadawanie użytkownikom sieci prawa do określonych katalogów, podkatalogów i plików w nich zawartych, tzn. określenie, jakie czynności można w nich wykonywać;

3. okresowe kontrolowanie działania sieci i odpowiednie reagowanie na nieprawidłowe postępowanie użytkownika,

4. regularne sprawdzanie systemu bezpieczeństwa sieci w zakresie ochrony i wykrywania prób włamania do sieci.

5. wykonywanie obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji,

6. planowanie rozwoju sieci informatycznej,

7. nadzorowanie konserwacji i naprawy sprzętu komputerowego,

8. instalowanie i testowanie oprogramowania użytkowego,

9. pomoc przy wdrażaniu oprogramowania wybranego i zakupionego dla potrzeb poszczególnych Referatów,

10. organizowanie i koordynowanie szkoleń komputerowych pracowników Urzędu,

11. prowadzenie ewidencji użytkowych programów komputerowych wykorzystywanych w pracy Urzędu Gmin.

W zakresie dostępu do informacji publicznej

1. organizowanie bazy danych podlegających publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej,

2. redagowanie i aktualizacja podmiotowej strony Biuletynu,

3. prowadzenie rejestru zmian treści informacji publicznych zawartych na stronie podmiotowej Biuletynu ze wskazaniem daty, od której zmiany te obowiązują,

4. prowadzenie dziennika zmian dokonywanych w treści informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie oraz prób dokonywania takich zmian przez osoby nieuprawnione.

5. dokonywanie bieżącej kontroli dziennika zmian ( nie rzadziej niż co 24 godziny),

6. systematyczne kopiowanie informacji publicznych zgromadzonych na stronie podmiotowej Biuletynu (na odrębne elektroniczne nośniki informacji – nie rzadziej niż raz na dobę)

7. udostępnianie informacji publicznej, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej – na wniosek zainteresowanego,

8. przygotowywanie decyzji w sprawie odmowy udostępniania informacji publicznej oraz umarzania postępowania o udostępnianie informacji publicznej,

9. przekazywanie akt sprawy i odpowiedzi na skargę w przypadku skarg rozpatrywanych w postępowaniu o udostępnienie informacji publicznej.

W zakresie ochrony danych osobowych

1. zgłaszanie do rejestracji Generalnemu Inspektorowi zbiorów danych osobowych podlegających ochronie
2. dokonywanie zmian dotyczących treści „zgłoszeń do rejestracji” i informowanie o tym fakcie Generalnego Inspektora Danych Osobowych,
3. prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych, 
4. prowadzenie ewidencji wniosków o udostępnienie danych osobowych objętych ochroną,
5. prowadzenie ewidencji informacji o udostępnianiu danych osobie, której dane dotyczą / art.33 ustawy z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych,
6. opracowanie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych przez osoby zatrudnione przy przetwarzaniu tych danych oraz dokonywanie zmian w tej instrukcji,
7. opracowanie instrukcji, określającej sposób zarządzania systemem informatycznym, służącym do przetwarzania danych osobowych,
8. tworzenie kopii awaryjnych, sprawdzanie ich pod kątem dalszej przydatności do odtwarzania danych w przypadku awarii systemu oraz bezzwłoczne usuwanie kopii po ustaniu ich przydatności,
9. sprawdzanie obecności wirusów komputerowych oraz ich usuwanie,
10. przechowywanie nośników informacji,
11. ustalanie identyfikatorów i haseł dla użytkowników systemu informatycznego,
12. nadzór nad mechanizmem uwierzytelnienia użytkownika oraz kontrola dostępu do danych osobowych.

W zakresie obsługi prawnej

1. udzielanie pomocy przy opracowaniu projektów aktów prawnych oraz opiniowanie tych aktów pod względem prawnym i redakcyjnym,

2. udzielanie porad i pomocy prawnej Radzie, jej organom i radnym, obsługa prawna Wójta i doradztwo prawne na rzecz pracowników Urzędu,

3. opiniowanie umów, porozumień zawieranych przez Wójta; w tym także umów w zakresie dostaw, robót budowlanych i usług świadczonych przez podmioty gospodarcze,

4. wydawanie opinii prawnych dotyczących rozwiązania z pracownikami stosunku pracy bez wypowiedzenia,

5. udzielanie pomocy prawnej i instruktażowej w zakresie stosowania przepisów KPA oraz udzielanie pomocy w interpretacji przepisów prawnych,

6. wydawanie opinii prawnych na żądanie Wójta i pracowników Urzędu oraz prowadzenie ewidencji i kopii wydanych opinii,

7. udzielanie pomocy przy przygotowaniu projektów decyzji w indywidualnych sprawach o złożonym stanie faktycznym i prawnym,

8. informowanie Wójta i pracowników Urzędu o ukazujących się aktach prawnych , jeżeli z tych aktów wynikają zadania dla administracji samorządowej,

9. prowadzenie biblioteki urzędowej, kompletującej zbiór przepisów prawnych w tym zbioru Dziennika Ustaw, Monitora Polski i dzienników urzędowych.

10. wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy o radcach prawnych.

W zakresie spraw BHP

1. okresowej analizy stanu bhp,

2. stwierdzenie zagrożeń zawodowych,

3. przeprowadzania kontroli warunków pracy,

4. zgłaszania wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,

5. przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń, instrukcji dotyczących bhp,

6. rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,

7. udział w dochodzeniach powypadkowych,

8. współdziałania ze społeczną inspekcja pracy,

9. udziału w pracy zakładowej komisji BHP.

„Pion ochrony”

1. bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w Urzędzie Gminy,
2. zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
3. opracowanie planu ochrony jednostki i nadzorowanie jego realizacji,
4. szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,